Пономарьова Мар'яна
Паперова трудова книжка досі може відіграти важливу роль під час призначення пенсії, особливо коли йдеться про періоди роботи до 1 січня 2004 року. Саме тому майбутнім пенсіонерам не варто відкладати перевірку документа на останні місяці перед зверненням до Пенсійного фонду. Навіть незначна на перший погляд помилка в даті, назві підприємства або формулюванні наказу здатна ускладнити підтвердження страхового стажу.
Проблема полягає в тому, що через десятки років підприємство може припинити діяльність, документи можуть передати до архіву, а знайти колишніх працівників відділу кадрів буде неможливо. У такій ситуації виправлення неточностей потребує додаткового часу та збору підтверджень. Завчасний аудит трудової книжки допоможе виявити ризики ще до досягнення пенсійного віку й підготувати необхідні документи.
Які записи у трудовій книжці потрібно перевірити
Насамперед слід уважно переглянути першу сторінку трудової книжки. Прізвище, ім’я, по батькові та дата народження мають повністю збігатися з даними паспорта або іншого документа, що посвідчує особу. Навіть одна неправильна літера чи цифра може стати причиною додаткових запитань під час підтвердження стажу.
Якщо людина змінювала прізвище, у трудовій книжці має бути правильно оформлена відповідна зміна. Попередній запис зазвичай закреслюють однією рискою, а поруч або на наступному рядку зазначають нове прізвище. На внутрішньому боці обкладинки повинні бути вказані реквізити документа, який підтверджує зміну персональних даних. Це може бути свідоцтво про шлюб, розірвання шлюбу або інший офіційний документ. Виправлення засвідчують підписом відповідальної особи та печаткою, якщо її використання передбачалося правилами оформлення документа.
Далі потрібно перевірити всі записи в розділі «Відомості про роботу». Для кожного періоду зайнятості важливо, щоб були зазначені дата прийняття на роботу, повна назва підприємства, структурний підрозділ за потреби, посада або професія, а також номер і дата відповідного наказу. Запис має бути зроблений послідовно, без незрозумілих пропусків і суперечностей.
Особливу увагу варто звернути на дати прийняття та звільнення. Якщо в одному записі зазначено дату звільнення, а в наступному прийняття на інше підприємство відбулося раніше, ніж попередні трудові відносини були припинені, це може викликати потребу в додаткових поясненнях. Так само проблемними є нечіткі дати, виправлені цифри, пропущені місяці або роки.
Назва підприємства повинна бути наведена повністю. Якщо організація змінювала назву, реорганізовувалася або переходила в іншу форму власності, така інформація має бути відображена окремим записом. В іншому разі може виникнути сумнів, чи справді всі записи стосуються одного роботодавця та безперервного періоду роботи.
У записах про переведення на іншу посаду, зміну професії або переведення до іншого підрозділу також мають бути посилання на відповідні накази. Формулювання щодо звільнення повинні відповідати законодавству, яке діяло на момент припинення трудових відносин. Важливо, щоб підстави звільнення не були записані довільно або з очевидними помилками.
Окремо слід перевірити записи про навчання, військову службу, відпустку для догляду за дитиною та інші періоди, які за певних умов можуть враховуватися під час обчислення стажу. Для кожного такого періоду мають бути документи, що підтверджують його правовий статус і тривалість.
Чому помилки можуть вплинути на майбутню пенсію
Неточності в трудовій книжці не завжди означають автоматичну втрату стажу, однак вони можуть ускладнити його зарахування. Якщо документ оформлено неналежним чином, Пенсійному фонду може знадобитися додаткове підтвердження факту роботи. Поки такі документи не знайдені, відповідний період можуть не врахувати під час попереднього розрахунку пенсії.
Потрібно розрізняти трудовий стаж за паперовою книжкою та страховий стаж. Трудова книжка переважно підтверджує періоди роботи, що відбувалися до 1 січня 2004 року. Після цієї дати страховий стаж визначається насамперед за даними персоніфікованого обліку та залежить від сплати єдиного соціального внеску. Тому наявність запису про роботу після цієї дати сама по собі не гарантує зарахування відповідного періоду.
Якщо роботодавець не сплачував внески, сплачував їх не за всі місяці або подавав звітність із помилками, у страховому стажі можуть з’явитися прогалини. Такі ситуації також варто перевіряти заздалегідь, адже виправлення звітності іноді потребує звернення до колишнього роботодавця або контролюючих органів.
Недостатня кількість страхового стажу може вплинути не лише на розмір виплати, а й на час виходу на пенсію за віком. Вимоги до стажу змінюються, а право на призначення пенсії залежить від віку, кількості набутого страхового стажу та інших обставин. Саме тому кілька неврахованих років можуть мати суттєве значення для людини, яка планує припинити трудову діяльність.
Перевірити варто також сторінки, де були зроблені записи про заохочення, нагороди, роботу за сумісництвом або тривалі перерви. Не кожен такий запис впливає на пенсію безпосередньо, але він може допомогти відновити послідовність трудової діяльності та пояснити проміжки між основними періодами роботи.
Як виправити неточність і підтвердити стаж
Самостійно виправляти записи в трудовій книжці не можна. Не слід стирати помилкову інформацію, використовувати коректор, заклеювати сторінки або вписувати нові дані без належного оформлення. Такі дії можуть лише посилити сумніви щодо достовірності документа.
Якщо помилку виявили під час роботи підприємства, виправлення зазвичай здійснює роботодавець, який зробив неправильний запис, або його правонаступник. Нове формулювання має містити посилання на недійсність попереднього запису, а також правильні відомості. Виправлення засвідчують підписом відповідальної особи та печаткою у випадках, коли вона використовується підприємством.
Коли підприємство вже ліквідоване або його правонаступника немає, підтвердити період роботи можна за допомогою архівних документів. Зокрема, такими доказами можуть бути накази про прийняття та звільнення, особові рахунки, відомості про нарахування заробітної плати, штатні розписи, особові картки та інші документи, у яких зазначені дані працівника.
Для звернення до архіву бажано заздалегідь підготувати якомога точнішу інформацію: повну назву підприємства, його попередні назви, приблизні дати роботи, назву посади та населений пункт, де розташовувалася організація. Чим більше вихідних даних буде в запиті, тим вищою є ймовірність швидко знайти необхідні відомості.
Якщо підтвердити стаж документами неможливо, питання може потребувати окремого розгляду та подання інших доказів у встановленому порядку. У складних випадках доцільно отримати індивідуальну консультацію, не чекаючи моменту подання заяви на пенсію.
Найкраще провести перевірку трудової книжки за кілька років до запланованого виходу на пенсію. Потрібно зіставити записи з паспортними даними, документами про зміну прізвища, наказами та наявними довідками про роботу. Завчасна підготовка дає змогу спокійно виправити помилки, відновити втрачені документи й зменшити ризик того, що частину стажу не врахують під час призначення пенсії.