Роксолана Мережко
Фізичним особам-підприємцям та іншим роботодавцям варто заздалегідь перевірити, чи поширюється на них новий обов’язок зі звітування про працевлаштування людей з інвалідністю. У 2026 році вимога діє вже з початку року, однак затверджена форма звіту з’явилася лише наприкінці третього кварталу. Через це бізнесу доведеться подавати інформацію не тільки за поточний період, а й за попередні квартали.
Найближчий дедлайн припадає на 9 листопада 2026 року. До цієї дати роботодавці мають подати звіт за третій квартал. Для підприємців, які ще не відзвітували за перші два квартали, це також нагода впорядкувати документи та надати відомості за всі пропущені періоди.
Коли ФОПам потрібно подати звіти
Наприкінці вересня 2026 року Міністерство фінансів затвердило нову форму звіту щодо нарахування, обчислення та сплати внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю. Документ набув чинності 25 вересня. Саме він визначає, за якими показниками роботодавці мають інформувати державу про виконання відповідного обов’язку.
Складність для бізнесу виникла через те, що обов’язок звітувати встановлений із 1 січня 2026 року, а затверджений бланк з’явився лише наприкінці третього кварталу. Таким чином, роботодавцям потрібно підготувати окремі відомості за перший, другий і третій квартали. Очікувати завершення року, щоб подати всю інформацію одним документом, не можна.
Граничні строки мають такий вигляд: за перший квартал звіт потрібно було подати до 11 травня, за другий квартал – до 10 серпня, за третій квартал – до 9 листопада, а за четвертий квартал – до 9 лютого 2027 року. Якщо останній день припадає на період, коли подання документів технічно неможливе, підприємцю слід заздалегідь подбати про відправлення звіту, а не відкладати процедуру на останні години.
Вимога стосується не кожного ФОПа автоматично. Насамперед ідеться про підприємців, які мають найманих працівників і підпадають під норматив працевлаштування осіб з інвалідністю. Якщо ФОП не використовує найману працю та не має працівників у штаті, обов’язок, пов’язаний із виконанням роботодавчої квоти, зазвичай не виникає. Водночас підприємці, які мають працівників, повинні оцінити чисельність персоналу, розрахувати показники та перевірити, чи є підстави для нарахування внеску.
Інформацію для заповнення звіту беруть із первинних документів бухгалтерського обліку, кадрових документів, відомостей про працівників і даних щодо нарахованої заробітної плати. Сам звіт не замінює первинні документи. Тому роботодавець має зберігати підтвердження прийняття людини на роботу, нарахування виплат, установленої інвалідності та виконання інших вимог законодавства.
Перед поданням документа варто перевірити правильність реквізитів підприємця, звітного періоду, кількості працівників, розміру нарахувань і суми внеску. Помилки у звіті можуть призвести до необхідності подання уточнень, а пропущений строк – до фінансових санкцій. Неподання або несвоєчасне подання звіту за встановленою формою вважається порушенням і карається штрафом у розмірі 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Кого стосується норматив працевлаштування
Українське законодавство покладає на роботодавців обов’язок створювати робочі місця для людей з інвалідністю. Для бізнесу, у якого працює від 8 до 25 осіб, норматив становить щонайменше одну працевлаштовану людину з інвалідністю. Якщо кількість працівників перевищує 25 осіб, частка таких працівників має становити не менше 4% від середньооблікової чисельності персоналу.
Для ФОПа важливо враховувати не тільки власний статус підприємця, а й кількість найманих працівників. Саме чисельність персоналу визначає, чи виникає обов’язок виконувати норматив і подавати відповідну звітність. Підприємець, який має кількох працівників, може не підпадати під вимогу, якщо їхня кількість є меншою за встановлений поріг. Водночас після розширення штату або зміни структури персоналу ситуація може змінитися.
До виконання нормативу може зараховуватися працівник з інвалідністю, який офіційно оформлений на роботу та отримує заробітну плату. Важливими є належне документальне оформлення трудових відносин, фактичне нарахування виплат і відображення відповідних даних у бухгалтерському та кадровому обліку. Неофіційна зайнятість або відсутність підтвердних документів не допоможуть довести виконання вимог під час перевірки.
Якщо роботодавець не забезпечує необхідну кількість робочих місць, він має сплатити спеціальний внесок. У мирний час його розмір дорівнює 40% від середньої заробітної плати працівника. На період дії воєнного стану передбачене зменшення навантаження на бізнес: сплачується половина від цієї суми. Розрахунок залежить від кількості працівників, розміру середньої зарплати та кількості місць, яких бракує для виконання нормативу.
Підприємцям не варто плутати внесок за невиконання нормативу з єдиним соціальним внеском, податком на доходи фізичних осіб або військовим збором. Це окремий платіж, що має власні правила розрахунку та відображається у спеціальному звіті. Водночас дані для його визначення можуть формуватися на підставі тієї самої бухгалтерської та кадрової інформації, яку роботодавець використовує для нарахування зарплати.
Що перевірити підприємцю перед поданням
Перш за все ФОПу потрібно визначити, чи є він роботодавцем у розумінні відповідних норм. Для цього слід перевірити кількість найманих працівників, їхній статус, періоди роботи протягом кварталу та середньооблікову чисельність. Окрему увагу необхідно приділити працівникам, які були прийняті або звільнені посеред кварталу, адже такі зміни можуть вплинути на підсумковий розрахунок.
Далі потрібно зібрати первинні документи: трудові договори, накази про прийняття та звільнення, табелі обліку робочого часу, розрахунково-платіжні відомості, документи про нарахування заробітної плати та підтвердження статусу працівника з інвалідністю. Усі показники звіту мають узгоджуватися з бухгалтерськими даними. Якщо у звітності буде зазначена одна чисельність працівників, а в обліку – інша, це може викликати запитання контролюючих органів.
За третій квартал 2026 року звіт потрібно подати не пізніше 9 листопада 2026 року. Не варто залишати підготовку на останній день, оскільки електронна система може працювати з перебоями, а помилки у формі іноді потребують повторного надсилання. Після подання документа підприємець має зберегти квитанції, які підтверджують його прийняття або повідомляють про відмову.
Якщо звіт за перший або другий квартал не подавався, необхідно окремо з’ясувати порядок виправлення ситуації та подати документи за відповідні періоди. Прострочення не скасовує обов’язку відзвітувати. Навпаки, чим довше підприємець відкладає подання, тим вищим є ризик штрафу та додаткових запитів щодо розрахунку внеску.
Окремо ФОПам слід пам’ятати про зміни у звітності щодо доходів, виплачених фізичним особам, утриманих податків і нарахованого єдиного внеску. Із 1 січня 2026 року такі дані подаються щоквартально, а не щомісяця. Проте ця звітність не замінює звіт про внесок на підтримку працевлаштування людей з інвалідністю. За наявності найманих працівників підприємець має виконувати обидва обов’язки окремо.
Отже, жовтнева вимога фактично стосується роботодавців, які повинні підтвердити виконання нормативу працевлаштування людей з інвалідністю або розрахувати й сплатити внесок за його невиконання. ФОПам із найманим персоналом варто перевірити власні показники, підготувати документи та не пропустити граничну дату 9 листопада 2026 року.